Si vous disposez de tampons fins (pour les prélèvements nasaux), vous pouvez les utiliser pour prélever des échantillons sur des enfants.

Nous faisons référence à la procédure (Annexe 2) d’échantillonnage qui a été jointe à la livraison du matériel.

Il est important que le tube soit correctement scellé afin qu’il ne puisse pas fuir pendant le transport. En outre, nous vous demandons d’enregistrer (voir FAQ 5. Enregistrement de test)  immédiatement les échantillons prélevés dans la demande ((lien: http://pcr.tracing-coronavirus.be/). Cela permet de s’assurer que l’échantillon est lié aux données du patient. Pour les échantillons qui ne sont pas enregistrés, aucun résultat de test ne peut être mis à disposition et le test ne sera pas effectué.

Nous faisons référence à la procédure d’échantillonnage (voir Annexe 1 & 2) qui a été jointe à la livraison du matériel. Veuillez lire attentivement ce document, car un échantillonnage correct est essentiel pour effectuer avec succès un test de laboratoire. Examinez également le type d’écouvillon que vous avez reçu. Il existe deux types d’écouvillon: écouvillon de nez profond ou un écouvillon combiné pour la gorge et le nez.

Veuillez contacter le service d’assistance de eHealth au : +32 (0) 2 788 51 55

Veuillez contacter le service d’assistance d’Itsme au : +32 (0) 2 657 50 32

Veuillez consulter le manuel : https://www.ehealth.fgov.be/file/view/AXV0ges-l9vUUfvGGe5m

Pour des instructions plus détaillées sur l’utilisation de l’application, veuillez vous référer aux questions 5.12 à 5.27.

Voir également la question ‘Qui peut enregistrer des tests dans l’outil de collectivité ?’. Le médecin responsable peut donner un ou plusieurs mandats au personnel administratif : https://eservices.minfin.fgov.be/mandates/healthcare/

Pour plus de détails, veuillez consulter le manuel (pg. 19 – 20) : https://www.ehealth.fgov.be/file/view/AXV0ges-l9vUUfvGGe5m

Remarque: un compte administratif ne donne pas accès aux résultats des tests.

Si vous disposez encore du lien entre le code-barres et le patient, vous pouvez enregistrer le test dans l’application jusqu’à quelques heures plus tard afin que les échantillons puissent être testés à temps.

Si vous ne disposez plus de ces informations, le test ne donnera pas de résultat et un nouveau test devra être effectué.

Si le patient n’a pas de RRN, il est possible de créer un numéro BIS ou un numéro TER :

• Numéro TER : la création d’un numéro TER peut se faire directement dans l’outil CTPC (voir le manuel de la page 13 : https://www.ehealth.fgov.be/file/view/AXV0ges-l9vUUfvGGe5m
• Numéro BIS
  • Si le patient a déjà un numéro BIS, celui-ci peut être enregistré directement dans l’outil.
  • Si le patient n’a pas encore de numéro BIS, il est possible de le créer (voir la procédure ci-dessous)

Créer un numéro BIS

Si un patient n’a pas de numéro de registre national, il est possible de créer un numéro BIS.

Ainsi, le patient est inscrit dans le registre BIS, un registre qui complète le registre national. Le numéro BIS est créé sur la base d’un ensemble de données d’identification minimales :

• MID 1a : nom, prénom, date de naissance, adresse de contact en Belgique
• MID 1b: nom, prénom, date de naissance, adresse à l’étranger
• MID 2: nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance (c’est-à-dire le pays et le lieu)

La fonctionnalité permettant de créer un numéro BIS est intégrée dans la plupart des logiciels professionnels utilisés par le médecin généraliste. Attention : cette fonction n’est pas disponible dans Mediris et ne fonctionne pas non plus dans les centres de santé communautaires qui utilisent PriCare/Topaz. Une application web pour la création de numéros BIS est disponible pour les médecins à l’adresse suivante : https://ehealth.fgov.be/fr/esante/professionnels-de-la-sante/ehealthcreabis/presentation-generale

En cas de questions, les médecins peuvent contacter l’unité d’identification de la Banque-Carrefour de la sécurité sociale en envoyant un courrier électronique à : identification@ksz-bcss.fgov.be. Vos demandes seront traitées en priorité les jours ouvrables entre 8h et 17h. Dans ce cas, il vous est demandé de mentionner dans le courrier « création numéro Bis – Covid-19 ».

En principe, seul le médecin qui déclare sur l’honneur qu’il agit pour l’établissement peut procéder à l’enregistrement.

En outre, le médecin responsable peut mandater une personne administrative pour l’aider à effectuer l’enregistrement : https://eservices.minfin.fgov.be/mandates/healthcare/

Pour plus de détails, veuillez consulter le manuel (pg. 19 – 20) :https://www.ehealth.fgov.be/file/view/AXV0ges-l9vUUfvGGe5m

Vous devez enregistrer l’échantillon dans l’outil CTPC. Veuillez consulter le manuel d’utilisation de l’outil de collectivité.

https://www.ehealth.fgov.be/file/view/AXV0ges-l9vUUfvGGe5m

Lors de l’enregistrement de l’échantillon, il est essentiel que vous :

• Saisissez le code barre correct (c’est-à-dire exactement le code barre tel qu’il apparaît sur le tube). Celui-ci a toujours le format CVxxxxxx (CV + 10 chiffres).
• Sélectionnez le laboratoire approprié en fonction de votre code postal :

Le nom exact des laboratoires mentionnés ci-dessus peut être consulté à l’adresse suivante :

https://www.corona-tracking.info/algemene-info/glossarium/labs-federal-platform-2-0/

Si vous envoyez un code-barres incorrect et/ou sélectionnez un mauvais laboratoire, la plate-forme fédérale ne peut pas garantir que les résultats des tests seront renvoyés (à temps).

Si vous avez déjà envoyé le formulaire électronique, vous ne pouvez plus y apporter de modifications. Il est préférable de réenregistrer l’échantillon.

S’il y a un lien incorrect entre le code CV et le patient (RRN), veuillez en informer le laboratoire d’essai. Cette communication est importante car sinon le laboratoire d’essai recevra 2x une eForm pour le même code à barres.

Pour accéder à la consultation et à la prescription du test Corona (CTPC), vous devez vous connecter. Veuillez vous rendre sur le portail eHealth www.ehealth.fgov.be.

• Cliquez sur « Professionnels de la santé ».
• Sélectionnez « Corona Test prescription & consultation  » dans la liste des services en ligne.
• Cliquez sur « Accéder à Corona Test prescription & Consultation »

Vous pouvez également accéder à la prescription et à la consultation du test Corona par ce lien : http://pcr.tracing-coronavirus.be/ .

Pour des raisons de sécurité, l’identification pour la prescription et la consultation du test Corona est requise via une carte d’identité électronique, ItsMe ou une autre clé numérique.

Remarque : nous vous recommandons de travailler avec Google Chrome ou Mozilla Firefox.

Chaque médecin, chaque personne ayant reçu un mandat du médecin exécutif.

En introduisant le mandat de manière manuelle, le SPF Finances vérifie si l’adresse introduite correspond à celle du registre national ou du registre BCSS (Banque Carrefour de Sécurité Sociale). Une manière alternative existe pour introduire le mandat sans que cette vérification ne soit nécessaire : via le chargement d’un fichier unique dans l’application « Mandats ». Les actions à prendre sont décrites ci-dessous. Pour obtenir de l’aide en ligne, vous pouvez consulter le lien suivant: https://www.loginhulp.be/46.php?langue=FR L’activation des mandats se fait en trois étapes :

1. Vous devez d’abord préparer le fichier en respectant un format strict afin qu’il soit reconnu par le programme.

Lorsque vous créez un mandat, vous pouvez compléter 7 champs :

• • Numéro d’identification (numéro national ou numéro d’entreprise) de la partie mandatée (le mandataire) : à compléter obligatoirement
  • E-mail de la personne mandatée : facultatif
  • Capacité : à compléter (uniquement pour les mandats “e-health”)
  • Langue : à compléter seulement si la langue de la personne mandatée est différente de la vôtre
  • Référence : facultatif, champ libre (max. 255 caractères)
  • Date de début au format aaaaMMjj : à compléter seulement si la date de début est différente de la date de création (seule une date ultérieure à la date de création est autorisée. Il n’est pas possible d’indiquer une date rétroactive)
  • Date de fin au format aaaaMMjj : facultatif

Vous pouvez facilement créer votre fichier au format .txt en utilisant Word ou Wordpad.

Consignes pour compléter votre fichier : Vous devez impérativement :

• • Respecter l’ordre des champs
  • Séparer les champs par un point-virgule « ; »
  • Ne pas mettre des titres dans le fichier
  • Créer une ligne distincte par mandat
  • Ne pas mettre d’espace ou caractère dans les champs qui doivent rester vides (car l’application ne peut pas les interpréter)
  • Avoir 7 champs par ligne séparés par 6 « ; »
  • Enregistrer votre fichier en :
  • Choisissant le format « Texte brut (.txt) »
  • cochant « Windows (par défaut) » et « Insérer des saut de ligne CR / LF »

Exemple de fichier : 415646483;john.doe@minfin.fed.be;;fr;test1;20210101;20221231

2. Ensuite, vous devez:

• • Cliquer sur Opérations groupées > Création par lot
  • Cocher le(s) type(s) de mandats concerné(s)
  • Charger le fichier au format .txt ou .csv reprenant toutes les informations nécessaires pour créer vos mandats

3. Les mandats sont créés en même temps et peuvent ensuite être activés :

• • Soit individuellement par la personne mandatée ;
  • Soit via l’action groupée « signer ».

Une fois connecté à l’application, cet utilisateur devra, tout comme un médecin, sélectionner la collectivité ou l’entreprise pour laquelle elle officie.

La personne mandatée aura accès à :

• La fonctionnalité de recherche ;
• La fonctionnalité « demande de prescription » (comme un médecin) ;
• L’option d’y associer une demande d’analyse immédiate.

Elle n’aura PAS accès :

• Au dashboard comprenant les demandes ainsi que les résultats.

L’association d’une collectivité au compte se fait dans le section « Entité zone médecin ».

Dans la liste des collectivités, vous pouvez trouver pour quelles collectivités vous êtes connu comme le médecin responsable.

Si votre collectivité n’est pas dans la liste, vous pouvez accéder aux autres collectivités en cliquant sur le bouton « La communauté n’est pas dans cette liste ».

Une nouvelle fenêtre s’ouvrira dans laquelle vous pourrez rechercher votre collectivité. Vous pouvez effectuer une recherche sur les valeurs suivantes (ou une combinaison de celles-ci) :

• Dénomination
• Type d’organisation
• Rue
• Code postal
• Ville

Sélectionnez la communauté à laquelle votre compte doit être lié et faites une déclaration sur l’honneur pour montrer que vous travaillez au nom de cette communauté.

Remarques :

Si vous ne pouvez pas trouver votre collectivité immédiatement, nous vous demandons de faire une recherche par adresse ou par code postal uniquement (sans remplir les autres domaines).

Consultez question « Comment puis-je lier mon compte à une collectivité ? »

Remarques :

Si vous ne pouvez pas trouver votre collectivité immédiatement, nous vous demandons de faire une recherche par adresse ou par code postal uniquement ( sans remplir les autres domaines).

Si vous ne trouvez pas toutes vos collectivités dans la liste, il est possible de les relier à votre compte. Nous vous renvoyons par la question « Comment puis-je lier mon compte à une collectivité ? »

Quand vous êtes inscrit et que vous souhaitez passer à un autre collectivité, cliquez sur « changer » en haut à droite et vous pourrez rechercher une autre collectivité.

Remarques: chaque fois que vous liez une nouvelle collectivité à votre compte, vous devrez faire une déclaration sur l’honneur.

L’activation d’un mandat peut prendre plusieurs heures.

Si vous n’avez toujours pas accès après + /- six heures, veuillez contacter le eHealth Support Desk au 02/788.51.55.

Si vous complétez le numéro du registre national, le nom et le prénom seront remplis automatiquement.

Il est possible d’utiliser le numéro de téléphone d’un membre de la famille/numéro général de l’établissement.

Remarques:

• Le numéro de téléphone doit toujours commencer par « + », suivi de l’indicatif du pays (32 pour la Belgique) et ensuite du numéro (sans le 0).
• Pour chaque enregistrement sur le même numéro, vous recevrez un SMS séparé.

Dans la section « Demande(s) de prescription », vous pouvez ajouter le nom d’un ou plusieurs médecin(s) via le bouton « Ajouter ».

Remarques:

• La recherche sur le nom et/ou le prénom peut être exacte ou partielle en utilisant “*” au début et/ou à la fin.
• Si vous obtenez plusieurs résultats avec le même nom, vous pouvez cliquer sur « i » pour plus de détails.
• Vous pouvez envoyer les résultats à un maximum de 3 médecins.

Lors de l’enregistrement de l’échantillon, il est essentiel de remplir le code-barres correctement (c’est-à-dire tel qu’il apparaît sur le tube). Celui-ci a toujours le format suivant : CVxxxxxxxxxx (CV + 10 chiffres).

Le choix du laboratoire dépend de votre code postal:

Il est possible que le laboratoire ne trouve pas l’enregistrement de votre échantillon. Si cela se produit, il vous sera demandé de réencoder cet échantillon.

Il n’est pas possible de consulter des résultats au-delà de 14 jours après leur publication.

Le système affiche une horloge pour indiquer que la date du résultat du test est antérieure à l’une des options ci-dessous :

• La date de la dernière prescription
• La date de la dernière collecte de tests
• La date de la demande d’analyse

Medista fournit le matériel conformément aux accords. Le matériel sera remis au plus tard le jour de l’épreuve – dans des cas exceptionnels, le matériel sera remis le matin du test.

Nous ne sommes pas autorisés à forcer les gens à passer un test. Toutefois, pour lutter contre l’épidémie, nous espérons que tout le monde est prêt à autoriser un tel test.

Les échantillons sont livrés, collectés et testés de manière centralisée. Vous ne pouvez donc pas apporter les échantillons que vous recevez via le gouvernement fédéral à un autre laboratoire. Inversement, seuls les échantillons du gouvernement sont analysés par la voie centrale. Vous devrez apporter vous-même tout échantillon supplémentaire à un laboratoire. D’autres échantillons (par exemple, une analyse de sang) ne peuvent pas non plus être fournis.

Un échantillon qui fuite n’est plus utilisable.

Si vous constatez que l’échantillon a fui, vous devez prélever et enregistrer un nouvel échantillon. Il vous sera également demandé de prendre une photo de l’échantillon fuyant sur laquelle le numéro de lot est clairement visible. Vous pouvez envoyer cette photo à testing@medista.be avec la référence « échantillon fui ».

Les échantillons non utilisés ont une date d’expiration de plusieurs mois. Toutefois, nous vous demandons de remettre vos kits de tests inutilisés au transporteur lors de la collecte des tests effectués.

Les échantillons doivent être conservés dans le réfrigérateur et prélevés le jour même. Les échantillons prélevés après le cycle de collecte peuvent être conservés au réfrigérateur pendant 20 heures maximum jusqu’au cycle de collecte suivant. Veillez à ce qu’il y ait une tournée de collecte le lendemain, sinon contactez le coursier.

Note : Dans ce cas, nous vous conseillons d’informer le courrier dès que possible afin que le moins de temps possible soit perdu entre la livraison, la collecte et le retour du résultat.

Les kits de test livrés (non utilisés) doivent être conservés à température ambiante et dans un environnement sécurisé.

Vous recevrez un courriel de confirmation automatique. Le matériel sera livré au plus tard la veille du test – dans des cas exceptionnels, le matériel sera livré le matin du test.

En cas de demande de test, le partenaire logistique responsable de l’enlèvement sera automatiquement informé. Vous serez ensuite contacté pour confirmer l’heure de ramassage. Si nécessaire (tests à grand volume à effectuer), plusieurs moments de ramassage peuvent être organisés.

Note :

• Nous recommandons de planifier le prélèvement le plus près possible de l’échantillon afin d’assurer un retour rapide des résultats.
• En cas de tests à grand volume, nous vous conseillons de permettre au courrier d’organiser plusieurs moments de ramassage. Cela vous aidera à obtenir les résultats encore plus rapidement.

La livraison comprendra également les coordonnées des partenaires logistiques afin que vous puissiez contacter les coursiers en cas de questions et/ou de problèmes lors de l’enlèvement.

• Cerba Research s’occupe de l’enlèvement si vous testez avec le Consortium (ULB, UCL-Saint-Luc, ULiège) : 09 240 94 44 ofCOVID19@cerbaresearch.com
• BBC assure le ramassage si vous testez avec la KU-Leuven, UMons, UAntwerpen, UGent ou UNamur :02 537 00 07 ofcovid@bbc-express.com

S’il vous reste du matériel de test, veuillez contacter le service de messagerie responsable de la collecte de votre institution pour organiser une collecte de ce matériel :

Collaboration avec la KU-Leuven, UMons, UAntwerpen, UGent ou UNamur(*) :

BBC – 02 537 00 07 ou covid@bbc-express.com

Collaboration avec le Consortium (ULB, ULiège & UCL)(*) :

CERBA – 09 240 94 44 ou COVID19@cerbaresearch.com

Lorsque vous nous contactez, veuillez mentionner le nombre/volume de matériel à collecter, l’adresse et les coordonnées (courriel et numéro de téléphone). Les échantillons non prélevés seront collectés dans une boîte portant clairement la mention « Matériel non utilisé ».

Veuillez consulter les instructions. Vous recevrez toujours une boîte dans laquelle vous pourrez placer vos échantillons. Vous devez ensuite placer cette boîte dans le sac que vous avez reçu.

Remarque : si vous répartissez vos achats sur plusieurs jours, il est important de l’indiquer pour la demande de test afin de recevoir suffisamment de sacs et de boîtes.

En plus du matériel d’essai, les vêtements de protection suivants sont également fournis :

• 1 paire de gants par test à effectuer.
• 1 masque chirurgical pour environ 30 tests.
• 1 tablier / combinaison pour environ 30 tests.
• 1 paire de lunettes / visière par centre.

Remarque : si plus de 100 tests doivent être effectués, une paire de lunettes/visière supplémentaire sera fournie, avec un maximum de 3 par centre.

Dans la nouvelle plate-forme fédérale, seuls les nouveaux tubes (Diagenode) seront analysés.

Si vous avez encore du « vieux » matériel de test (tubes Greiner), veuillez cesser de l’utiliser et contacter les contacts ci-dessous pour organiser la collecte de ce matériel :

• Medista via testing@medista.be

Lorsque vous nous contactez, veuillez mentionner le nombre/volume de matériel à collecter, l’adresse et les coordonnées (courriel et numéro de téléphone). Les échantillons non collectés seront recueillis dans une boîte portant clairement la mention « Matériel non collecté ».

Medista enverra ensuite un courriel de confirmation de la collecte à l’entité et au directeur régional de l’entité.

Note : Pour des raisons économiques, il peut être décidé de ne pas organiser de collecte.

Les tubes que vous pouvez continuer à utiliser peuvent être identifiés comme suit :

Le processus de demande de matériel de prélèvement est de la responsabilité des régions :

• Flandre : vous introduisez votre demande via le e-loket ou vous pouvez contacter le responsable régional.
• Bruxelles : Vous contactez testing@iriscare.brussels. Une fois le feu vert donné, le responsable régional lancera votre candidature test dans l’application Medista.
• Wallonie : Contactez l’AVIQ. Une fois le feu vert donné, le responsable régional lancera votre candidature test dans l’application Medista.

Note : Les demandes doivent toujours être soumises 48h à l’avance. En cas de vague, vous pouvez soumettre votre demande jusqu’à 14h pour un test le lendemain. En cas de demande pendant le week-end, le matériel sera livré au plus tard le lundi matin.

Dans ce cas, veuillez-vous adresser par courriel au laboratoire avec lequel vous travaillez.

Veuillez-vous assurer d’inclure les codes de CV pertinents :

Si vous avez des questions, veuillez-vous adresser au laboratoire avec lequel vous travaillez :

Nous nous efforçons de rendre les résultats des tests disponibles le plus rapidement possible après le prélèvement de l’échantillon. Il est possible que les échantillons de votre collectivité soient répartis sur plusieurs phases, ce qui fait que les résultats tombent à différents moments. Il est également possible que certains échantillons doivent être re-testés parce qu’ils ne produisent pas immédiatement un résultat et nécessitent donc un délai plus long.

Si vous avez d’autres questions, veuillez-vous adresser au laboratoire avec lequel vous travaillez :

Seul le médecin traitant a accès aux résultats si son compte a été lié au centre de prélèvement.

Le cas échéant, le médecin doit discuter des résultats avec le responsable du centre afin de prendre les mesures nécessaires en temps utile. La confidentialité doit toujours être de mise et garantie.

Non, cette demande n’est pas possible. Vous devez contacter votre médecin ou le médecin responsable de la collectivité concernée.

Pour toutes les institutions (soins résidentiels, prisons, centres d’asile,…), les résultats seront disponibles via l’application pendant 14 jours après le prélèvement. Par la suite, les résultats ne seront disponibles que par le biais des médecins qui ont accès aux résultats.

https://www.ehealth.fgov.be/file/view/AXV0ges-l9vUUfvGGe5m

En tant que patient, vous pouvez consulter les résultats de votre test via masante.be.

Remarques : Nous vous prions de ne pas directement contacter le centre d’appel, ni les laboratoires. Ces instances ne sont pas autorisées à vous informer de vos résultats par téléphone ou par courrier électronique. Vous devez contacter votre médecin traitant ou le médecin responsable du test.

Non, seuls les médecins autorisés ont accès aux résultats de leurs patients respectifs.

Un médecin d’entreprise peut avoir accès aux résultats des tests s’il s’inscrit correctement pour l’entreprise dans l’outil de prescription.

https://www.ehealth.fgov.be/file/view/AXV0ges-l9vUUfvGGe5m

Via l’application : uniquement le médecin responsable ou le médecin mandaté par le médecin responsable

https://www.ehealth.fgov.be/file/view/AXV0ges-l9vUUfvGGe5m

Via la plateforme eHealth: le médecin traitant (qui a une relation thérapeutique avec le patient) ou les médecins « supplémentaires » qui ont été ajoutés lors de la saisie de l’échantillon. Dès que les résultats de l’échantillon sont disponibles, ils sont automatiquement transmis à la plateforme eHealth et mis à la disposition des médecins concernés.

Via masanté.be: le patient peut consulter le résultat dès qu’il est disponible.

Vous pouvez télécharger un fichier .csv affichant le contenu du Dashboard. Les filtres qui s’appliquent au dashboard s’appliquent également au fichier .csv. Le fichier ne peut être téléchargé qu’une seule fois via « My Exports ». Un utilisateur peut créer plusieurs fichiers .csv.

Les tests en pratique privée ne font pas partie de la stratégie de test de la plate-forme fédérale de test.

Les essais en cabinet privé se font par le circuit classique : Vous obtenez le matériel de test du laboratoire avec lequel vous travaillez. Vous envoyez également les tests à ce laboratoire. Le laboratoire facturera ensuite via le circuit régulier.

Il incombe aux médecins responsables de déterminer qui est testé conformément à la définition de cas établie par Sciensano (https://covid-19.sciensano.be/fr/covid-19-definition-de-cas-et-testing).

Cette responsabilité incombe aux régions, conformément à la stratégie de test applicable.