Gratis, door de overheid aangeboden reserveringstool voor staalafnameposten

Vanaf 3 november wordt door de overheid een gratis reserveringstool aangeboden voor de staalafnameposten in de vorm van een webtoepassing. Een staalafname bij een staalafnamepost geschiedt dan steeds op afspraak. Die afspraak kan worden gemaakt door de te testen persoon, of door iemand (bv. de huisarts) voor rekening van die persoon. De reserveringstool dwingt af dat alle relevante informatie voor de staalafname, voor de contactopsporing en voor het toezenden van de testresultaten naar de arts(en) die de resultaten moeten krijgen, maximaal aanwezig is in een achterliggend informatiesysteem, zodat die informatie niet meer moet worden ingezameld in de staalafnamepost zelf. Hij zorgt er ook voor dat enkel die mensen een afspraak voor een staalafname kunnen maken die behoren tot de categorieën die volgens de geldende teststrategie getest dienen te worden. Tenslotte vormt hij de basis voor een goed inzicht in de verhouding tussen het aantal personen waarvoor een staalafname dient te gebeuren en de beschikbare staalafnamecapaciteit.

Voordelen van het gebruik van een reserveringstool

Met de reserveringstool willen we meerdere voordelen bereiken

• de huisartsen ontlasten doordat
  • asymptomatische personen op basis van de meegedeelde activatiecode zelf een test kunnen laten uitvoeren;
  • asymptomatische hoogrisico contacten zelf een quarantainecertificaat kunnen aanvragen;
  • asymptomatische personen zelf toegang hebben tot hun testresultaat en daarvoor hun huisarts niet moeten contacteren;
  • gebruikers van de app Coronalert zelf de testcode gegenereerd door de app kunnen meedelen aan Sciensano;
• de staalafnameposten ontlasten van administratief werk doordat alle relevante informatie op voorhand is ingevoerd, en daardoor de staalafnamecapaciteit optimaal inzetten;
• waarborgen dat de laboratoria steeds over volledige informatie beschikken nodig voor de uitvoering van de test;
• de effectiviteit van de contactopsporing verhogen doordat steeds telefoonnummers voorhanden zijn;
• waarborgen dat de testresultaten steeds terecht komen bij de huisarts;
• waarborgen dat enkel personen die behoren tot de categorieën die volgens de geldende teststrategie getest dienen te worden een afspraak kunnen maken voor een staalafname
• steeds een globaal inzicht hebben in de beschikbare staalafnamecapaciteit.

Functionaliteiten van de reserveringstool aangeboden door de overheid

De reserveringstool is modulair opgebouwde webtoepassing en bestaat uit de volgende 3 modules:

1. een module waarmee de staalafnameposten zelf volgende informatie kunnen ingeven
   • • het RIZIV-nummer van de staalafnamepost
     • per locatie waarop de staalafnamepost actief is
       • de periode waarop de locatie actief is;
       • het adres van de locatie;
       • de openingsuren van de locatie;
       • de staalafnamecapaciteit per staalafnamemoment (bv. per kwartier of half uur);
       • de beschikbare staalafnamecapaciteit per staalafnamemoment voor de volgende 3 dagen;
2. een module waarmee de te testen persoon, of iemand voor rekening van die persoon, een afspraak kan maken bij een staalafnamepost, met vermelding van
   • de CTPC voor de test;
   • het INSZ van de testen persoon;
   • het telefoonnummer (bij voorkeur een GSM-nummer) van de te testen persoon;
   • de naam en voornaam van de te testen persoon;
   • indien de persoon symptomatisch is, de datum van het begin van de symptomen;
   • de postcode van de plaats in de nabijheid waarvan de te testen persoon een staalafname wenst;
   • het RIZIV-nummer van maximaal 2 andere artsen dan de voorschrijvende arts die het testresultaat moeten krijgen;
   • indien de te testen persoon de app Coronalert gebruikt, de testcode (17 cijfers) gegenereerd door de app van de persoon, en de begindatum van besmettelijkheid berekend door de app van de persoon;
3. een module waarmee een staalafnamepost een eForm LaboratoryTestRequest kan opmaken en opsturen naar de eHealthbox van het laboratorium met minstens vermelding van
   • het INSZ van de te testen persoon;
   • het telefoonnummer (bij voorkeur een GSM-nummer) van de te testen persoon;
   • indien van toepassing, het RIZIV-nummer van de voorschrijvende arts;
   • het RIZIV-nummer van maximaal 2 andere artsen dan de voorschrijvende arts die het testresultaat moeten krijgen;
   • de test prescription (TP) code;
   • de datum van de staalafname;
   • het staalnummer;
   • het type staal;
   • het RIZIV-nummer van het laboratorium waarnaar het staal wordt gestuurd voor uitvoering van de test;
   • de reden van de staalafname (op basis van de CTPC);
   • indien de persoon symptomatisch is, de datum van het begin van de symptomen;
   • indien van toepassing, de identiteit van de collectiviteit of de onderneming waarvan de te testen persoon deel uitmaakt.

Achterliggende gegevensbanken

De reserveringstool maakt gebruik van 2 gegevensbanken, met de hieronder beschreven inhoud.

1. Gegevensbank staalafnameposten
   • het RIZIV-nummer van de staalafnamepost;
   • per locatie (dus inclusief antennes) waarop de staalafnamepost actief is
     • de periode waarop de locatie actief is;
     • het adres van de locatie;
     • de openingsuren van de locatie;
     • de staalafnamecapaciteit per staalafnamemoment (bv. per kwartier of half uur);
     • de beschikbare staalafnamecapaciteit per staalafnamemoment voor de volgende 3 dagen.
2. Gegevensbank CTPC
   • dataset 1
     • de CTPC;
     • de reden van de toekenning van de CTPC;
     • het RIZIV-nummer of het INSZ van de voorschrijver;
     • het INSZ van de te testen persoon;
     • de naam en voornaam van de te testen persoon;
     • telefoonnummer 1;
     • aanduiding of een SMS werd gestuurd naar telefoonnummer 1;
     • telefoonnummer 2;
     • aanduiding of een SMS werd gestuurd naar telefoonnummer 2;
     • het mailadres van de testen persoon;
     • het feit of de te testen persoon al dan niet een zorgverlener is;
     • indien de te testen persoon symptomatisch is, de datum van begin van  de symptomen;
     • indien van toepassing, de identiteit van de collectiviteit of de onderneming waartoe de te testen persoon behoort;
     • RIZIV-nummer van de (maximaal 2) arts(en) aan wie het testresultaat moet worden toegestuurd;
     • het type uit te voeren test;
     • de datum waarop de CTPC is aangemaakt;
     • de datum vanaf wanneer een staal mag afgenomen worden op basis van deze CTPC;
     • de datum waarop de CTPC het laatst is geraadpleegd;
     • de test prescription (TP) code;
     • indien de te testen persoon de app Coronalert gebruikt, de testcode (17 cijfers) gegenereerd door de app van de persoon, en de begindatum van besmettelijkheid berekend door de app van de persoon.
   • dataset 2
     • de datum van de staalafname;
     • het staalnummer;
     • het type staal;
     • de datum waarop de CTPC is ‘opgebruikt’;
     • het RIZIV-nummer van de staalafnamepost die de CTPC heeft ‘opgebruikt’;
     • het RIZIV-nummer van laboratorium waarnaar het staal verstuurd werd.

Proces van reservering van een staalafnamemoment

Een persoon waarvoor een staalafname dient te geschieden in een staalafnamepost, of iemand (bv. de huisarts) voor rekening van die persoon, maakt een afspraak voor een staalafnamemoment via een webtoepassing. In de webtoepassing wordt de CTPC ingegeven en wordt de geldigheid ervan nagegaan in de gegevensbank CTPC. In functie van de geldende testprioriteiten geeft de CTPC al dan niet recht op een test (cf beslissing IMC). Indien de CTPC recht geeft op een test, worden aan de patiënt de staalafnameposten in de buurt getoond waar staalafnamecapaciteit aanwezig is, met de momenten waarop een staalafname kan geschieden. Er wordt een staalafnameplaats en een moment gekozen.

In geval ze ontbreken in de gegevensbank CTPC, worden het INSZ, het telefoonnummer, de naam en voornaam en de woonplaats van de te testen persoon verplicht aangevuld in de gegevensbank CTPC tijdens het reserveringsproces.

Wanneer een afspraak wordt genomen door een gebruiker van de app Coronalert, wordt de testcode gegeneerd door de app Coronalert en de datum van besmettelijkheid berekend door de app Coronalert ingegeven en opgenomen in de gegevensbank CTPC.

Aan de patiënt wordt door de reserveringstoepassing reserveringsticket met een uniek nummer en eventueel een QR-code afgeleverd waarmee hij zich op het afgesproken moment kan aanmelden in de afgesproken staalafnamepost.

Keuzevrijheid voor de staalafnameposten

De staalafnameposten hebben de vrijheid om voor het proces van reservering van een staalafnamemoment en voor het aanmaken van een eForm LaboratoryTestRequest en het opsturen ervan naar de eHealthbox van het laboratorium hetzij één of meerdere modules te gebruiken van de gratis reserveringstool ter beschikking gesteld door de overheid, hetzij een eigen softwarepakket te gebruiken.

Indien ze een eigen softwarepakket gebruiken voor de functionaliteit van de module 3, dient het eigen softwarepakket gebruik te maken van de relevante informatie beschikbaar in dataset 1 van de gegevensbank CTPC en dataset 2 van de gegevensbank CTPC aan te vullen. Dit kan geschieden via de API ‘COVID-19 test prescription codes’ (geef de zoekterm ‘Covid19-PCR’ in). De procedure voor onboarding vindt u hier. Daarenboven dient het eigen softwarepakket de eForm LaboratoryTestRequest te verzenden naar de eHealthbox van het laboratorium dat de test moet uitvoeren.