Missie, organisatiestructuur en werking van Smals vzw

Missie van Smals

Smals vzw werd opgericht in 1939 om de kassen voor kinderbijslag toe te laten gebruik te maken van de toenmalig moderne mechanografische systemen. In zijn essentie heeft Smals nog steeds dezelfde missie. Statutair stelt Smals zich tot doel haar leden te ondersteunen op het vlak van informatiebeheer en aanverwante materies ter bevordering van een geïntegreerde ICT-dienstverlening.

Ze functioneert daarbij als een kostendelende vereniging waaraan opdrachten als inbesteding rechtstreeks kunnen worden toevertrouwd.

Smals richt zich op de overheidsinstellingen in de sociale en gezondheidssector en op activiteiten die voor alle overheidsinstellingen schaaleffecten en synergiën kunnen tot stand brengen.

Resources

Eén van de belangrijkste opdrachten van Smals bestaat erin om haar leden in staat te stellen om hun informatiesystemen te concipiëren en te beheren. Aangezien het niet evident is om informatici aan te trekken binnen het openbaar ambt, werft Smals gespecialiseerd personeel aan en stelt dit tegen kostprijs ter beschikking van haar leden. Deze opdracht is inmiddels zo belangrijk geworden dat meer dan de helft van het personeel hiervoor ingezet wordt. Deze personeelsleden werken binnen de overheidsinstellingen waarnaar ze zijn gedetacheerd en worden functioneel aangestuurd door deze instellingen.

Synergie en hergebruik – deelname aan G-Cloud

Ontstaat bij een overheidsinstelling een nieuwe behoefte ? Dan is de kans groot dat Smals of één van de leden al eerder met een gelijkaardige situatie te maken kreeg. Ervaring uitwisselen is dan een waardevolle eerste stap. Vaak gaat het nog verder, naar de uitbouw van een gemeenschappelijke dienst, of het hergebruik van bestaande diensten of onderdelen. Smals neemt deel aan het G-Cloud-initiatief waar de nadruk ligt op diensten in gemeenschappelijk beheer. De G-Cloud portfolio bestaat uit diensten van private aanbieders, diensten aangeboden door overheidsinstellingen en Smals-diensten. De G-Cloud bespaart door slimme synergieën een kleine 37 miljoen euro per jaar, meer dan het jaarbudget van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid en het eHealth-platform samen.

‘ReUse’ of hergebruik van software, diensten en business-logica – tussen Smals en haar leden, en tussen de leden onderling – is een belangrijk traject van verbetering van effectiviteit en efficiëntie. ‘ReUse’ maakt het mogelijk om nieuwe toepassingen veel sneller te ontwikkelen, tegen een lagere kost. Om het draagvlak voor hergebruik verder te laten groeien, worden herbruikbare elementen uit de hele sociale sociale sector aangeboden in een ReUse catalogus.

Schaalvoordelen

State of the art informatiesystemen zijn complex, duur in aankoop, organisatie en gebruik. De diensten worden 24/24 en 7/7 verwacht. Gelukkig stijgen de kosten niet in verhouding met de omvang van de systemen. Hoe meer instellingen gebruik maken van een gemeenschappelijke infrastructuur zoals netwerken of datacenters, of diensten zoals 24/24 monitoring en interventies, hoe lager de kosten per instelling.

Bestuur van Smals

Algemene Vergadering

De Algemene Vergadering is het hoogste orgaan van Smals. Alle leden zijn overeenkomstig de statuten vertegenwoordigd in de Algemene Vergadering.

Bestuursorgaan (voorheen Raad van Bestuur)

De bestuurders worden benoemd door de Algemene Vergadering van Smals op voordracht van de leden, die op die manier de ultieme controle uitoefenen over het beleid van Smals. Het Bestuursorgaan beslist onder meer over de strategische doelstellingen, de begroting, de toewijzing van belangrijke overheidsopdrachten, de modaliteiten voor samenwerking en de verdeling van kosten onder de leden en belangrijke investeringen. Het Bestuursorgaan legt de rekeningen voor aan de Algemene Vergadering en benoemt de voorzitter, ondervoorzitter, gedelegeerd bestuurder, plaatsvervangend gedelegeerd bestuurder, algemeen directeur, secretaris en leden van het Directiecomité.

Strategisch Comité

Het Strategisch Comité stelt strategische doelstellingen voor, keurt de operationele doelstellingen goed en stelt de stuurinstrumenten vast voor de opvolging ervan. Het Strategisch Comité rapporteert jaarlijks aan het Bestuursorgaan over de mate van realisatie van de strategische doelstellingen en formuleert, indien nodig, voorstellen tot bijsturing.

Directiecomité

Het Directiecomité vertaalt de bedrijfsstrategie concreet in de dagelijkse werking van de vzw.

Risicobeheer en interne audit

Risicobeheer (interne controle)

Smals hanteert een risico-identificatiemodel dat in de voorbije tien jaar meer dan 500 bedrijfsrisico’s in kaart heeft gebracht. De waarschijnlijkheid, de mogelijke impact en het bereikte niveau van risicobeheersing worden hier geëvalueerd voor alle geïdentificeerde risico’s. Het eindresultaat draagt bij om de juiste prioriteiten te stellen en om het niveau van risicobeheer verder te versterken binnen Smals.

Ook de verslagen en aanbevelingen van interne audit dienen als een kanaal om risico’s te identificeren, waardoor alle geïdentificeerde risico’s in een centraal register zijn samengebracht.

Dankzij een brede participatie in de risicobeheersing helpen medewerkers om de werkprocessen en de kwaliteit van geleverde diensten voortdurend te verbeteren. De inspanningen worden gestuurd door toepassing van de ‘3 verdedigingslijnen’ op het vlak van risicobeheer (management, interne diensten, interne audit). Dit principe laat toe om de communicatie over risico’s van de actoren op het terrein naar de cel risicobeheer, of indien nodig naar de interne audit, beter te formaliseren.

Tot slot blijft Smals zijn ervaring delen op het vlak van de toepassing van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR) met name door de bruikbare, relevante standaarden te integreren in een toegankelijke, universeel inzetbare tool die publieke instellingen helpt bij hun risico-analyse en in hun communicatie met de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). Deze tool bevat een referentielijst van risico’s, die het volledige werkveld van de GDPR afdekt, evenals korte samenvattingen in radar-vorm, voor een snelle en goed geïnformeerde besluitvorming.

Dienst Interne Audit

Vanuit één groepsvisie en -strategie, heeft Smals een geïntegreerde en homogene interne auditfunctie opgezet, in een kader dat beantwoordt aan de strengste normen en dat coherent is voor al haar activiteiten. De interne auditfunctie heeft als opdracht het risicobeheer te bevorderen en permanent toe te zien op de performante werking en de daadwerkelijke toepassing van de bestaande risicobeheerssystemen.

De Dienst Interne Audit gaat na of de risico’s die Smals in het kader van al zijn activiteiten neemt, afdoende worden geïdentificeerd, geanalyseerd en afgedekt. De dienst werkt samen met de Commissaris (bedrijfsrevisor) volgens het concept ‘single audit’ om de last voor de geauditeerde te verminderen en om de kwaliteit van de audit op te voeren, en dit zonder de onafhankelijkheid van de beide actoren te ondergraven.

Auditcomité

Het Auditcomité van Smals vzw is een adviserend subcomité van het Bestuursorgaan. Het Auditcomité bestaat uit zes leden van het Bestuursorgaan en drie onafhankelijke, externe leden.

De Dienst Interne Audit rapporteert rechtstreeks aan het Auditcomité. Het Auditcomité verleent het Bestuursorgaan bijstand in de uitoefening van zijn toezichtsopdracht en controle in ruime zin. Het comité kan zich alle nuttige inlichtingen of documenten laten verstrekken en elk nazicht laten uitvoeren. Het Auditcomité houdt toezicht op de integriteit van de financiële informatie van de vereniging, in het bijzonder door de toegepaste boekhoudnormen te beoordelen.

Minstens één keer per jaar onderzoekt het Auditcomité de doeltreffendheid van het risicobeheerssysteem, opgezet door het uitvoerend management, om er zich van te vergewissen dat de voornaamste risico’s (met inbegrip van de risico’s die verband houden met de  naleving van de geldende wetgeving en reglementering) behoorlijk geïdentificeerd en beheerd worden.

Daartoe bezorgt de risicomanager van Smals vzw een verslag betreffende de interne controlesystemen en het risicobeheer aan het Auditcomité.

Het Auditcomité vergewist zich ook van de adequate werking van het externe toezicht door de Commissaris. Ook formuleert het adviezen aan het Bestuursorgaan met betrekking tot de aanstelling of de herbenoeming van de commissaris. Tot slot ziet het Auditcomité toe op de onafhankelijkheid van de Commissaris en op zijn auditprogramma.

Externe governance structuren

Commissaris (bedrijfsrevisor)

De rekeningen van Smals worden al decennia, lang voordat dit een verplichting werd, zorgvuldig geverifieerd door de aangestelde Commissaris (bedrijfsrevisor).

Rechtstreeks toezicht door het Rekenhof

Alhoewel Smals geen instelling van publiek recht is, wordt ze ook gecontroleerd door het Rekenhof. Het Rekenhof voert dan ook regelmatig toezicht en onderzoeken uit, bijvoorbeeld op de juistheid van procedures van overheidsopdrachten.

De resultaten van die onderzoeken worden door het Rekenhof gepubliceerd net zoals voor de openbare instellingen.

Onrechtstreeks toezicht door toezicht op de leden

De leden van Smals zijn op hun beurt onderworpen aan hun eigen governance- en toezichtsstructuren. Alle vragen en onderwerpen die betrekking hebben op diensten uitgevoerd door Smals geven aanleiding tot informatie die verstrekt wordt aan de leden voor dat doel.

Gedeelde kosten zijn halve kosten

“Gedeeld verdriet is half verdriet” luidt het spreekwoord. Maar ook inzake kosten voor ICT kunnen we zeggen dat het batig is om samen te werken om op die wijze voor een gelijk resultaat lagere kosten te bekomen.

Rechtstreekse samenwerking met de leden

Smals is een vzw en bestaat dus juridisch apart van haar leden in de publieke sector. Door de status als ‘in-house’ dienstverlener kunnen de leden aan Smals rechtstreeks specifieke ICT-opdrachten toevertrouwen, deze in overleg opstarten en voortdurend bijsturen. Dankzij het kostendelend mechanisme van Smals bouwen de leden diensten uit in gemeenschappelijk beheer, die ze onderling verrekenen.

Gezamenlijke ICT-aankopen

Dankzij haar zuivere focus op ICT heeft Smals een ruime expertise opgebouwd op het vlak van ICT-aankoopprocedures. Door haar terreinkennis en schaalvoordelen slaagt Smals er systematisch in om competitieve prijzen te bedingen, voor de juiste producten en diensten, en te kiezen voor toekomstgerichte technologie, in overeenstemming met de wettelijke voorschriften. Smals helpt de publieke sector bij ICT-aankopen dankzij systematisch overleg over gelijkaardige of gezamenlijke ICT-noden. In overleg met de G-Cloudpartners en met het Strategisch Federaal Aankoopoverleg (SFA) wordt afgesproken welke instellingen welke overheidsopdrachten uitschrijven.

Vaak bevatten ICT-raamovereenkomsten een clausule ‘overheidsopdrachtencentrale’: tijdens de looptijd van het contract kunnen andere overheden die dit wensen, producten of diensten afnemen aan dezelfde voorwaarden, zonder nood aan een nieuwe procedure. Publieke instellingen met gelijklopende ICT-noden vermijden zo de investering, het risico en de doorlooptijd van een aparte overheidsopdracht.

Productiviteitsverhogende maatregelen

Eén van de voordelen van samenwerking is dat er een bredere basis ontstaat voor maatregelen met het oog op kostenbesparing en productiviteitsverhoging. We kunnen denken aan:

• verhoging van de productiviteit van de technische teams door toename van het volume aan G-Cloud-diensten en het aantal instellingen dat G-Cloud-diensten gebruikt zonder overeenstemmende toename van het daarbij betrokken personeeleffectief;
• het standaardiseren van het proces van herhaald software schrijven (release); via een speciaal daarvoor voorziene technische omgeving (Jenkins) beschikt Smals over een continue integratie tool voor compilatie van code, uitvoering van testen en release van toepassingen; het zorgt onder meer voor het perfect herhaalbaar bouwen en testen van nieuwe versies wat de kosten beperkt;
• het verder uitrollen van eAcademy als een dienst aan de leden waardoor schaalvoordelen ontstaan en de kosten van dit platform steeds ruimer gedeeld kunnen worden;
• het verkorten van de time-to-market door inzetten van webservices en software-interfaces die het mogelijk maken dat toepassingen met elkaar kunnen communiceren (API’s);
• het bekomen van zeer goede aankoopvoorwaarden, door terreinkennis en schaalvoordelen op het vlak van ICT-aankopen;
• het hergebruik van lastenboeken;
• het ondersteunen van hergebruik door een specifieke website ReUse waar concrete cases worden toegelicht en waar de software reuse catalogus wordt aangeboden; momenteel zijn er 92 componenten beschikbaar; door ervaringen, software-componenten en zelfs quasi integrale diensten uit te wisselen worden kosten vermeden, de bouw van toepassingen versneld en de complexiteit beperkt;
• toename van het aantal externe ICT-specialisten en gedetacheerden zonder overeenstemmende toename van het effectief van de ondersteunende diensten;
• minimalisering van het aantal niet productieve uren bij overschakeling naar andere projecten of andere taken.

Aantoonbare effecten op de kostprijzen

Dat kostendelen ook in de praktijk werkt, kan blijken uit een vergelijking van de evolutie van de (gewogen) kostprijzen en van de index:

• het gewogen gemiddelde van de prijzen van Smals evolueert van een index 100 in het jaar 2012 naar een index 95,18 in het jaar 2021;
• de index van de lonen evolueert van een index 100 in 2012 naar een index 111,58 in het jaar 2021;
• de prijzen zijn in deze periode dus gedaald van een index 100 naar 95,18 ondanks een toename van de index van de lonen met 11,58 %.

Werkingsmiddelen

Om haar diensten te kunnen realiseren, beschikt Smals over heel wat mogelijkheden, zowel op het vlak van haar medewerkers, als op het vlak van uitrusting en infrastructuur.

Personeel en infrastructuur

In januari 2021 beschikt Smals over 2045 medewerkers, waarvan 80% informatici. Daarnaast huurt Smals jaarlijks nog honderden ICT-consultants in op de privé-markt, waarmee ze gedeeltelijk haar interne teams versterkt, maar er voornamelijk voor zorgt dat talrijke administraties over de nodige resources beschikken om hun taken en projecten vorm te geven.

Daarnaast beschikt Smals over twee grote, moderne datacenters, aangevuld met een derde back-up datacenter bij één van haar leden. Binnen deze datacenters heeft Smals een indrukwekkende inventaris aan netwerk- en hardware-infrastructuur ontwikkeld waarop state of the art software tools beschikbaar zijn gesteld.

Door middel van beide capabilities is Smals in staat een full service aan te bieden, vanaf het allereerste concept, over de ontwikkeling van de programma’s naar dagelijks beheer en onderhoud, en uiteindelijk het uit dienst nemen van toepassingen.

Top Employer

Smals investeert via haar afdeling human resources in een geïntegreerd personeelsbeleid om te kunnen garanderen dat de interne afdelingen en de leden beschikken over voldoende mensen, met de juiste kennis en competenties. Smals wordt al 13 jaar op rij gecertificeerd als ‘Top Employer‘. Deze certificering is het resultaat van een uitgebreid onderzoek door het Top Employers Institute, een onafhankelijke organisatie die de arbeidsvoorwaarden van toonaangevende werkgevers wereldwijd analyseert. Het onderzoek is gebaseerd op een bevraging met audit en een benchmarkstudie. Het biedt sollicitanten de zekerheid dat ze solliciteren bij een kwaliteitswerkgever. Alleen erkende bedrijven mogen het Top Employer label voeren, wat de openstaande functies van Smals extra aantrekkingskracht geeft op de arbeidsmarkt.

Smals Academy

Smals Academy zet in op blended learning en breidt toegang tot e-learning-aanbod uit met eAcademy,  een volwaardig elearning-platform dat medewerkers persoonlijke ontwikkelingsmogelijkheden biedt, ongeacht de locatie, het tijdstip en het toestel. eAcademy biedt vooral opleidingen rond enerzijds softwareontwikkeling & technologie en methodologie en anderzijds de gedragsopleidingen zoals ‘Vragen stellen’, ‘Uw medewerkers als uw klanten behandelen’, ‘Verschillende communicatiestijlen herkennen’ of ‘Een overtuigend betoog voorbereiden’.

Onderzoek

Met een eigen research-team investeert Smals in onderzoek & ontwikkeling rond een aantal technologische domeinen, gekozen in functie van de strategie van Smals en de nieuwste technologische evoluties. Smals-leden kunnen elk jaar rekenen op infosessies, publicaties, werkende prototypes en praktijkgericht individueel advies. De sectie onderzoek van Smals detecteert nieuwe technologische mogelijkheden, informeert ICT-beslissingsnemers bij de leden en test nieuwe concepten, inclusief werkende prototypes en pilootprojecten, die voor de publieke sector een reële meerwaarde bieden. Smals beschikt over een team van een tiental onderzoekers met een sterke academische achtergrond, meestal op doctoraatsniveau, dat ter beschikking staat van individuele klanten. De onderzoeksactiviteiten worden zorgvuldig afgetoetst met de strategische prioriteiten van Smals en haar leden.

Kan dat allemaal zomaar ?

Als model om de openbare sector te ondersteunen is Smals niet uniek. De voordelen van het model worden ook door andere overheden erkend en toegepast. Dat betekent daarom niet dat de aanpak bij een breed publiek gekend en begrepen is of dat de mechanismen gekend zijn waardoor Smals relevant geworden is voor een moderne overheid.  Bij een eerste verkenning van het systeem kan al eens de vraag vallen of dit allemaal wel kan. Als we rekening houden met de hierboven geschetste governance mechanismen en ook met het degelijke en professionele toezicht dat binnen de overheidsadministraties bestaat op de contracten die met Smals afgesloten worden, kan daar eigenlijk al geen twijfel over bestaan. Maar het is allicht nuttig om hier enkele ‘frequently asked questions’ toe te lichten.

Vrijstelling van BTW

We hebben het nog niet eerder gehad over de vrijstelling van BTW omdat we ons toegelegd hebben op de besparingen die intrinsiek zijn aan de werking van Smals. Het is inderdaad zo dat Smals als ‘in house’ dienstverlener en kostendelende vereniging geen BTW aanrekent aan haar leden. Dat is het loutere gevolg van het gegeven dat zij een vereniging is van organisaties die zelf geen BTW-plichtige entiteiten zijn. Natuurlijk betaalt Smals BTW op al haar aankopen en is deze BTW voor Smals niet aftrekbaar. Deze BTW dient dus wel betaald. Maar op de eigen toegevoegde waarde (lees: vooral op de prestaties door haar eigen personeel) moet dan weer niets aangerekend worden.

Wanneer aan de voorwaarden voldaan is, geldt deze BTW-vrijstelling automatisch. Het Belgische BTW-wetboek is niets anders dan een getrouwe uitvoering van principes die de Europese Unie oplegt, meer bepaald in artikel 132, 1 f) van de Richtlijn 2006/112/ EG van de Raad van 28 november 2006 betreffende het gemeenschappelijke stelsel van belasting over de toegevoegde waarde.

Van dezelfde vrijstelling kunnen ook alle andere groeperingen genieten die aan de voorwaarden voldoen. Een groepspraktijk van artsen bijvoorbeeld die zich zo organiseert, zal de kosten van het gemeenschappelijk secretariaat zonder BTW aan de artsen-leden kunnen factureren omdat de ondersteunde activiteit (verstrekken van medische zorgen) vrijgesteld is van BTW.

Wettelijke toestemming voor de overheden om zich te verenigen of aan te sluiten bij de vereniging

Voor de burger bestaat er de vrijheid om zich te verenigen, maar overheden kunnen zich pas verenigen of lid worden van een vereniging wanneer zij daartoe toestemming hebben. De toestemming om zich te verenigen voor het beheer van informatie, of om lid te worden van een vereniging wordt verleend bij wet, namelijk artikel 17bis van de wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid.

Terbeschikkingstelling van gespecialiseerd personeel maar geen interim-kantoor

Smals telt inmiddels meer dan duizend personeelsleden die tewerkgesteld zijn bij haar leden. Naar zijn aard betreft het een geheel andere dienstverlening dan wat bijvoorbeeld een interim-kantoor biedt. Het is een unieke oplossing voor een van de vele uitdagingen waar de overheid mee te maken heeft. Het systeem is meer dan 30 jaar oud en werd ondersteund door opeenvolgende wettelijke bepalingen. Op vandaag is de regeling vervat in artikel 17bis van de wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid.

Geen aanbesteding voor het werk van de leden

Wanneer een overheid een contract afsluit met een aannemer, dan kan dat pas nadat daarvoor een formele overheidsopdracht werd uitgeschreven en toegekend. Wanneer een lid hetzelfde doet naar Smals, dan hoeft dat niet. Het is net alsof je binnen één grote organisatie een werk zou toevertrouwen aan een eigen afdeling. Dan sluit je ook geen formeel contract. Deze benadering, die ‘in-house’ genoemd wordt is mogelijk doordat voldaan is aan een aantal voorwaarden die eveneens op Europees niveau bepaald werden, meer bepaald in artikel 12 van de Richtlijn 2014/24/EU van het Europees Parlement de Raad van 26 februari 2014 betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten en tot intrekking van Richtlijn 2004/18/EG.

Omgekeerd geldt dan wel dat Smals voor alle aankopen van goederen of diensten de procedures inzake overheidsopdrachten moet volgen.