Mission, structure organisationnelle et fonctionnement de l’asbl Smals

Mission de Smals

L’asbl Smals a vu le jour en 1939 pour permettre aux caisses d’allocations familiales d’utiliser les systèmes mécanographiques modernes de l’époque. Dans son essence, Smals poursuit toujours la même mission. Sur le plan statutaire, Smals se fixe comme objectif de soutenir ses membres en matière de gestion de l’information et questions connexes en faveur d’une prestation de services informatiques intégrée.

Elle agit ici en association de frais à laquelle des missions peuvent directement être confiées en internalisation.

Smals se concentre sur les institutions publiques du secteur social et du secteur de la santé ainsi que sur les activités susceptibles de produire des effets d’échelle et des synergies pour l’ensemble des institutions publiques.

Ressources

L’une des principales missions de Smals consiste à permettre à ses membres de concevoir et de gérer leurs systèmes d’information. Comme il n’est pas évident d’attirer des informaticiens dans la fonction publique, Smals engage du personnel spécialisé pour le mettre à la disposition de ses membres à prix coûtant. Cette mission a pris une telle ampleur qu’elle représente plus de la moitié de l’effectif. Ces employés travaillent au sein des institutions publiques en qualité de détachés et sont gérés fonctionnellement par ces institutions.

Synergie et réutilisation – participation au G-Cloud

Un nouveau besoin naît dans une institution publique ? Il y a alors fort à parier que Smals ou l’un de ses membres ait déjà dû faire face à une situation similaire auparavant. L’échange d’expériences représente alors une première étape précieuse. Souvent, cela évolue même vers la mise sur pied d’un service commun ou vers la réutilisation de services ou de composants existants. Smals participe à l’initiative G-Cloud, axée sur les services en gestion commune. Le portefeuille de services G-Cloud comporte des services de prestataires privés, des services fournis par des institutions publiques et des services de Smals. Le G-Cloud permet d’économiser près de 37 millions d’euros par an grâce à des synergies intelligentes, plus que le budget annuel de la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale et de la plateforme eHealth réunis.

Le ‘ReUse’ ou la réutilisation des logiciels, des services et de la logique business – entre Smals et ses membres ainsi qu’entre les membres eux-mêmes – constitue un important trajet d’amélioration de l’efficacité et de l’efficience. Le ‘ReUse’ permet de développer de nouvelles applications bien plus rapidement à moindre coût. Afin de soutenir davantage la réutilisation, les éléments réutilisables de tout le secteur social sont répertoriés dans un catalogue des composants réutilisables.

Économies d’échelle

Les systèmes d’information de pointe sont complexes, onéreux à acquérir, à organiser et à utiliser. Les services sont attendus 24/24 et 7/7. Heureusement, les coûts n’augmentent pas proportionnellement à la taille des systèmes. Plus les institutions utilisent une infrastructure commune telle que des réseaux ou des data centers, ou des services tels que le monitoring et les interventions 24/24, plus les coûts par institution diminuent.

Administration de Smals

Assemblée générale

L’assemblée générale est l’organe suprême de Smals. Tous les membres sont représentés à l’assemblée générale conformément aux statuts.

Organe d’Administration (auparavant conseil d’administration)

Les administrateurs sont nommés par l’assemblée générale de Smals sur la proposition des membres, qui exercent ainsi le contrôle ultime sur la politique de Smals. L’Organe d’Administration statue, entre autres, sur les objectifs stratégiques, sur le budget, sur l’attribution des marchés publics importants, sur les modalités de collaboration et la répartition des coûts entre les membres et sur les investissements importants. L’Organe d’Administration soumet les comptes à l’assemblée générale et nomme le président, le vice-président, l’administrateur délégué, l’administrateur délégué suppléant, le directeur général, le secrétaire et les membres du comité de direction.

Comité Stratégique

Le Comité Stratégique propose des objectifs stratégiques, approuve les objectifs opérationnels et définit les instruments de pilotage destinés à leur suivi. Le comité stratégique rend compte annuellement du degré de réalisation des objectifs stratégiques à l’organe d’administration et formule des propositions d’ajustement si nécessaire.

Comité de Direction

Le Comité de Direction transpose la stratégie de l’entreprise dans la conduite journalière de l’asbl.

Gestion des risques et audit interne

Gestion des risques (contrôle interne)

Smals utilise un modèle d’identification des risques qui a permis de recenser près de 500 risques business au cours des dix dernières années. La probabilité, l’impact potentiel et le niveau de maîtrise des risques sont ici évalués pour tous les risques identifiés. Le résultat final contribue à la définition des justes priorités et au renforcement du niveau de gestion de risques au sein de Smals.

De même, les rapports et recommandations de l’audit interne servent de canal pour identifier les risques, ce qui a permis de rassembler tous les risques identifiés dans un registre central.

Grâce à une large participation à la maîtrise des risques, les collaborateurs aident à perfectionner de façon continue les processus de travail et les services livrés. Ces efforts sont guidés par l’application des ‘3 lignes de défense’ en matière de gestion des risques (management, services internes et audit interne). Ce principe permet de mieux formaliser la communication des risques des acteurs du terrain à la cellule Gestion des risques ou, le cas échéant, au service Audit interne.

Enfin, Smals continue de partager son expérience quant à l’application du Règlement général sur la protection des données (RGPD), notamment en intégrant les normes pertinentes et utilisables dans un outil accessible, pouvant être déployé de façon universelle, qui aide les institutions publiques dans leur analyse des risques et leur communication avec l’Autorité de protection des données (APD). Cet outil contient une liste de référence des risques, couvrant l’ensemble du champ d’application du RGPD, ainsi que de courts résumés sous forme de radars, pour une prise de décision rapide et bien éclairée.

Service Audit Interne

À partir d’une vision et d’une stratégie collectives, Smals a mis en place une fonction d’audit interne intégrée et homogène, dans un cadre cohérent et conforme aux normes les plus rigoureuses pour toutes ses activités. La fonction d’audit interne a pour objet de promouvoir la gestion des risques et de veiller en permanence à la performance et à l’application concrète des systèmes existants de gestion des risques.

Le Service Audit Interne vérifie si les risques auxquels Smals s’expose dans le cadre de ses activités sont suffisamment identifiés, analysés et couverts. Le service collabore avec le commissaire (réviseur d’entreprises) selon le concept ‘single audit’ afin de réduire la charge pour l’audité et d’augmenter la qualité de l’audit, sans compromettre l’indépendance des deux acteurs.

Comité d’Audit

Le Comité d’Audit de l’asbl Smals est un sous-comité consultatif de l’organe d’administration. Le Comité d’Audit compte six membres de l’organe d’administration et trois membres externes indépendants.

Le Service Audit Interne rend directement compte au comité d’audit. Le Comité d’Audit assiste l’organe d’administration dans l’exercice de sa mission de surveillance et de contrôle au sens large. Le comité peut se faire procurer tous les renseignements ou documents utiles et faire exécuter tout contrôle. Le Comité d’Audit contrôle l’intégrité de l’information financière de l’association, en particulier par l’évaluation des normes comptables appliquées.

Au moins une fois par an, le Comité d’Audit examine l’efficacité du système de gestion des risques, mis en place par le management exécutif pour s’assurer que les risques majeurs (y compris les risques liés au respect de la législation et de la réglementation en vigueur) soient identifiés et gérés correctement.

À cet effet, le gestionnaire des risques de Smals fournit au Comité d’Audit un rapport concernant les systèmes de contrôle interne et la gestion des risques.

Le Comité d’Audit s’assure également du bon fonctionnement du contrôle externe effectué par le Commissaire. Il formule également des recommandations à l’organe d’administration en ce qui concerne l’attribution ou la reconduction du mandat du Commissaire. Enfin, le comité d’audit s’assure de l’indépendance du Commissaire et de son programme d’audit.

Structures de gouvernance externe

Commissaire (réviseur d’entreprises)

Depuis des décennies, bien avant que cela ne devienne une obligation, les comptes de Smals sont scrupuleusement vérifiés par le Commissaire (réviseur d’entreprises) désigné.

Contrôle direct par la Cour des Comptes

Bien que Smals ne soit pas une institution de droit public, elle est également contrôlée par la Cour des Comptes. La Cour des Comptes mène donc régulièrement des contrôles et des enquêtes, par exemple sur la régularité des procédures des marchés publics.

Les résultats de ces enquêtes sont publiés par la Cour des Comptes comme pour les institutions publiques.

Contrôle indirect par le contrôle sur les membres

Les membres de Smals sont à leur tour soumis à leurs propres structures de gouvernance et de contrôle. Tous les sujets et questions relatifs aux services fournis par Smals donnent lieu à des informations fournies aux membres à cette fin.

Les coûts partagés sont des demi-coûts

« Un chagrin partagé est un demi-chagrin », comme le dit l’adage. En ce qui concerne les coûts informatiques, nous pouvons également affirmer qu’il est avantageux de collaborer afin de parvenir à des coûts inférieurs pour un même résultat.

Collaboration directe avec les membres

Smals est une asbl et se distingue donc juridiquement de ses membres du secteur public. En raison du statut de prestataire de services ‘in-house’, les membres peuvent directement confier à Smals des missions informatiques spécifiques, les débuter en concertation et les ajuster en permanence. Grâce au mécanisme de partage des coûts de Smals, les membres développent des services en gestion commune, qu’ils règlent entre eux.

Achats informatiques communs

Par son pur attachement à l’informatique, Smals s’est forgé une vaste expertise en matière de procédures d’achat pour des produits et services informatiques. Grâce à sa connaissance du terrain et à ses économies d’échelle, Smals parvient systématiquement à pratiquer des prix compétitifs pour les justes produits et services, ainsi qu’à opter pour des technologies tournées vers l’avenir, conformément aux prescriptions légales. Smals aide le secteur public dans ses achats informatiques grâce à une concertation systématique sur les besoins informatiques similaires ou communs. En concertation avec les partenaires du G-Cloud et le Réseau de concertation stratégique des achats fédéraux (CSAF), il est déterminé quelles institutions lancent quels marchés publics.

Souvent, les contrats-cadres informatiques comportent donc une clause ‘centrale de marchés publics’. Ainsi, durant la durée du contrat, d’autres administrations peuvent solliciter des produits ou services aux mêmes conditions, sans qu’une nouvelle procédure ne doive être entamée. Les institutions publiques qui présentent des besoins informatiques similaires évitent ainsi l’investissement, le risque et le délai qu’implique un marché public séparé.

Mesures d’augmentation de la productivité

L’un des avantages de la collaboration est qu’elle procure une base plus large pour les mesures destinées à réduire les coûts et à augmenter la productivité, notamment :

• l’augmentation de la productivité des équipes techniques grâce à la croissance du volume des services G-Cloud et du nombre d’institutions utilisant les services G-Cloud sans augmentation correspondante de l’effectif impliqué ;
• la standardisation du processus d’écriture répétée de logiciels (release); grâce à un environnement technique dédié (Jenkins), Smals dispose d’un outil d’intégration continue pour la compilation de code, l’exécution de tests et le release d’applications; ceci permet entre autres de construire et de tester de nouvelles versions de façon parfaitement réitérable, limitant ainsi les coûts ;
• la poursuite du déploiement d’eAcademy sous forme de service aux membres, permettant de réaliser des économies d’échelle et de partager toujours plus largement les coûts de cette plateforme ;
• la réduction du time-to-market par le déploiement de services web et d’interfaces logicielles permettant aux applications de communiquer entre elles (API) ;
• l’obtention de conditions d’achat très avantageuses, grâce à la connaissance du terrain et aux économies d’échelle dans le domaine des achats informatiques ;
• la réutilisation des cahiers des charges;
• le soutien de la réutilisation par le biais du site web spécifique ReUse qui explique des cas concrets et contient le catalogue de réutilisation de logiciels; actuellement, 92 composants sont disponibles; l’échange d’expériences, de composants logiciels et même de services quasiment intégrés permet d’éviter les coûts, d’accélérer la construction des applications et de réduire la complexité ;
• l’augmentation du nombre de spécialistes IT externes et de détachés sans augmentation correspondante de l’effectif des services de support ;
• la réduction maximale du nombre d’heures non productives en cas d’affectation à d’autres projets ou tâches.

Effets démontrables sur les prix de revient

L’efficacité concrète du partage des coûts peut se vérifier par une comparaison de l’évolution des prix de revient (pondérés) et de l’index

• la moyenne pondérée des prix de Smals évolue d’un index 100 en 2012 vers un index 95,18 en 2021 ;
• l’index des salaires évolue d’un index 100 en 2012 vers un index 111,58 en 2021 ;
• les prix ont donc baissé d’un index 100 à un index 95,18 dans cette période en dépit d’une hausse de l’index des salaires à hauteur de 11,58 %.

Moyens d’exploitation

Pour pouvoir réaliser ses services, Smals dispose de nombreuses possibilités, tant sur le plan de l’effectif que sur le plan de l’équipement et de l’infrastructure.

Personnel et infrastructure

En janvier 2021, Smals compte 2045 employés, dont 80 % sont des informaticiens. Parallèlement, Smals fait chaque année appel à des centaines de consultants en informatique sur le marché privé, pour renforcer en partie ses équipes internes, mais aussi et surtout pour permettre à de nombreuses administrations de disposer des ressources nécessaires pour mener à bien leurs tâches et projets.

Smals dispose également de deux grands data centers modernes, complétés par une troisième data center de back-up chez l’un de ses membres. Dans ces data centers, Smals a développé un impressionnant inventaire d’infrastructures réseau et hardware sur lesquelles des outils logiciels de pointe sont mis à disposition.

Grâce à ces deux capacités, Smals est en mesure de proposer un service complet, depuis la conception initiale, en passant par le développement des programmes, jusqu’à la gestion et à la maintenance quotidiennes et, enfin, au décommissionnement des applications.

Top Employer

Par l’intermédiaire de sa division ressources humaines, Smals investit dans une politique du personnel intégrée afin de pouvoir garantir aux divisions internes et aux membres de disposer de suffisamment de collaborateurs armés des connaissances et compétences requises. Smals a été certifié ‘Top Employer‘ pendant 13 années consécutives. Cette certification est le fruit d’une vaste enquête menée par le Top Employers Institute, une organisation indépendante qui analyse les conditions de travail de divers employeurs notoires à travers le monde. L’étude repose sur un sondage avec un audit et un benchmarking, garantissant aux candidats de postuler auprès d’un employeur de choix. Toutes les entreprises reconnues peuvent porter le label Top Employer, de sorte que les offres d’emploi de Smals sont encore plus attrayantes sur le marché du travail.

Smals Academy

Smals Academy se concentre sur le blended learning et élargit l’accès à l’offre d’e-learning avec eAcademy, une plateforme d’e-learning à part entière permettant aux collaborateurs de travailleur à leur développement personnel à l’endroit, au moment et sur le support de leur choix.

La plateforme eAcademy propose majoritairement des formations en matière de développement de logiciels et de technologies d’une part ainsi que des formations comportementales d’autre part, comme les formations ‘Poser des questions’, ‘Traiter les collaborateurs comme des clients’, ‘Reconnaître les différents styles de communication’ et ‘Préparer une argumentation convaincante’.

Recherche

Avec sa propre équipe de chercheurs, Smals investit dans la recherche et le développement concernant divers domaines technologiques, sélectionnés sur la base de la stratégie de Smals et des dernières évolutions technologiques. Les membres de Smals bénéficient chaque année de séances d’information, de publications, de prototypes fonctionnels et de conseils individuels pratiques. La section recherche de Smals détecte de nouvelles possibilités technologiques, informe les décideurs en matière informatique parmi les membres et expérimente de nouveaux concepts, notamment des projets pilotes et des prototypes opérationnels porteurs d’une réelle valeur ajoutée pour le secteur public. Smals dispose d’une équipe d’une dizaine de chercheurs armés d’un bagage académique de taille, généralement titulaires d’un doctorat, qui se mettent au service de chaque client. Les activités de recherche sont soigneusement alignées sur les priorités stratégiques de Smals et de ses membres.

Tout cela est-il autorisé ?

En tant que modèle destiné à soutenir le secteur public, Smals n’est pas unique. Les avantages du modèle sont également reconnus et appliqués par d’autres administrations. Cela ne veut pas dire que l’approche est connue et comprise par un large public ou que les mécanismes qui rendent Smals pertinente pour une administration moderne sont connus.

Une première exploration du système peut susciter la question de savoir si tout cela est bel et bien autorisé. Si l’on tient compte des mécanismes de gouvernance décrits plus haut ainsi que du contrôle effectif et professionnel exercé par les administrations publiques sur les contrats conclus avec Smals, nul doute n’est possible. Cependant, il peut être utile de traiter ici quelques ‘questions fréquemment posées’.

Exonération de la TVA

Nous n’avons pas encore abordé l’exonération de la TVA car nous nous sommes concentrés sur les économies intrinsèques au fonctionnement de Smals. Il est vrai qu’en tant que prestataire de services ‘in-house’ et association de frais, Smals ne facture pas de TVA à ses membres. Ceci purement et simplement parce que Smals est une association d’organisations qui ne sont pas elles-mêmes assujetties à la TVA. Bien évidemment, Smals paie la TVA sur tous ses achats et cette TVA n’est pas déductible pour Smals. Cette TVA doit donc bel et bien être payée. Toutefois, rien ne doit être facturé sur la propre valeur ajoutée (lire : surtout sur les prestations de son propre personnel).

Si les conditions sont remplies, cette exonération de la TVA s’applique automatiquement. Et là aussi, le Code belge de la TVA n’est rien d’autre qu’une application fidèle des principes dictés par l’Union européenne, en particulier l’article 132, 1 f) de la Directive 2006/112/CE du Conseil du 28 novembre 2006 relative au système commun de taxe sur la valeur ajoutée.

La même exonération peut être accordée à tout autre groupement qui remplit les conditions. Par exemple, un cabinet de groupe de médecins qui s’organise de cette manière pourra facturer les coûts du secrétariat commun à ses membres médecins sans TVA, car l’activité qu’il soutient (la fourniture de soins médicaux) est exonérée de la TVA.

Autorisation légale pour les autorités de s’associer ou de s’affilier à l’association

Si les citoyens sont libres de s’associer, les autorités publiques ne peuvent quant à elles s’associer ou s’affilier à une association que si elles en ont l’autorisation. L’autorisation de s’associer ou de s’affilier à des associations en vue de la gestion de l’information est prévue par la loi, à savoir l’article 17bis de la loi du 15 janvier 1990 organique de la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale.

Mise à disposition de personnel spécialisé mais pas un bureau d’intérim

Smals compte aujourd’hui plus de mille employés occupés parmi ses membres. De par sa nature, il s’agit d’un service tout autre que celui proposés, par exemple, par un bureau d’intérim. Il s’agit d’une solution unique permettant à l’administration de faire face à l’un des nombreux défis auxquels elle est confrontée. Le système a plus de 30 ans et a été appuyé par des dispositions juridiques successives. Actuellement, la réglementation est contenue dans l’article 17bis de la loi du 15 janvier 1990 organique de la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale.

Pas de marché public pour le travail des membres

Une administration ne peut conclure un contrat avec un entrepreneur qu’après l’émission et l’attribution d’un marché public officiel. Cette exigence ne s’applique pas au membre qui fait appel à Smals. C’est comme si, au sein d’une grande organisation, vous confiez un travail à une division interne. Dans pareil cas, vous ne concluriez pas non plus un contrat formel.

Cette approche, dite ‘in-house’, est possible parce qu’elle remplit un certain nombre de conditions, également fixées au niveau européen, en particulier l’article 12 de la Directive 2014/24/UE du Parlement européen et du Conseil du 26 février 2014 sur la passation des marchés publics et abrogeant la Directive 2004/18/CE.

En revanche, pour tous les achats de biens ou de services, Smals doit suivre les procédures relatives aux marchés publics.